有的摘要为xxx学院报差旅费

2019-08-05 13:41

在高校会计人员日常进行报销审核和账务处理过程中,通常存在下列情况:

3.2加大宣传教育,统一报销审核标准高校财务部门应当把有关规章制度、报销流程、报销标准、报销要求、票据常识、真假票据鉴别方法与技巧、填单标准、填单要求与注意事项等统一归纳整理,制作标准样本,印制成册,印发成文,解决报账人员报销无标准、无参考、无样本,无查阅等“四无”现象。并要大力开展财务报销知识宣传活动,定期举办财务报销知识讲座,着力解决报账人员无头绪、无意识状态,让报账人员清楚地知道报账的各项规定、标准及要求,使教职工全面理解和完全遵从财务报销的各项规定、要求。还要加大报销知识培训力度,定期举办财务报账人员培训班,并提供模拟实验,进行实做培训,着力解决单据填写不规范,审批手续不完备,报销要求不清楚,票据审核不过关、凭证处理不标准等问题。

四、小结

3.4加强档案管理,提升会计整体水平会计档案是高校开展经济活动结果的载体,是全面反映高校教学科研活动经济效益的全过程的唯一依据,更是反映和评价会计人员会计责任履行情况、专业能力和工作业绩的最有说服力的依据,既能为我们重现过去、评价过去教学科研活动效率效果提供依据,又为我们开创未来提供了重要的平台和参考,因此必须加强会计档案管理,从原始凭证的取得,记账凭证的填制,装订,会计账簿的登记装订,会计报表的填报及保管,每一环节每一项目都要制定科学规范的会计档案管理办法或措施,特别是对会计档案装订的标准、时间,保管的地点、人员、期限等应制定更严格的标准和安全的保管环境,如装订记账凭证时必须使用专用的凭证封面封皮,按照规定的装订方法整齐装订,并在封贴处加盖会计人员印章,并把封面上的有关内容逐项填写齐全,最后按由小到大的凭证序号和月份顺序装入会计档案盒,建立会计档案卷内目录后完整归档,这样才能防止原始凭证散落或遗失,才能保证会计档案的规范、整齐,才能提升会计基础工作规范化水平和整体水平。

二、高校会计审核及账务处理存在的问题

3.3.3填制记账凭证时应注意的事项。对校内各项支出应当统一口径固定科目,避免随意性和无序性。如校外人员发放的课酬、讲座费、劳务费等统一列入“劳务费”;发放到学生的各项报酬(包括课题劳务费等)全部列入“助学金—勤工助学补助”;各部门单独报销的礼品费、鲜花款、加班餐费等建议列入“办公费”等。

总之,会计基础工作规范化是高校一项常抓不懈的常态化工作,贯穿于整个高校经济活动的全过程,需要通过广泛的、不同形式的、长期重复的宣传、教育,取得全体师生员工的理解和支持,并自觉遵守和密切配合,才能保证会计资料的合法完整,才能保证会计信息的准确及时,才能促进高校健康可持续发展。

2.1审核标准不统一虽然高校有明确的经费报销规定,但由于不同会计人员的理解偏差和执行偏差,导致相同的业务不同的经办人和不同的审核会计审核的标准不一致。有的审核会计执行非常严格,必须票据合法手续齐备才给予签字报销,而有的审核会计执行较为松懈,即便是报销经费欠缺部分内容也可通过审核。还有,有的审核会计审核时非常细致和严格,凡与报销经费项目和内容无关的票据均不给予报销,如在高校某学院日常办公经费中报销的婴幼儿画报(与教学工作无关),在课题经费中报销的课题负责人子女的飞机票等;但有些审核会计则执行并不严格,只要部门领导、课题负责人签批同意了就给予报销而不管其内容是否与其报销的项目有关。

3.1健全规章制度,减化报销审批流程高校应根据我国法律法规,结合学校实际报销审批审核工作情况及广大教职工的要求,在不违反相关规定和内部控制的前提下,进一步完善学校各项规章制度办法措施,尽量减少审批环节,扩大审批权限,优化审批流程,以期到达减少中间环节提高报账工作效率的目的。

一、高校经费报销存在的问题

1.3报销票据粘贴不规范工作中我们经常发现票据粘贴极不规范,杂乱无序,大多使用易生锈易腐蚀的订书针装订票据。对于大小不一的报销票据,经办人经常不分大小、不分面额,不按次序,不分内容,顺手粘贴在报销单据后面导致装订凭证时出现小头大肚且装订极不整齐的情况。

3.3注重归纳总结,规范会计账务处理在日常会计报销审核和账务处理过程中,我们应当注重归纳总结,把工作中经常碰到疑难杂症集中起来进行归类整理,统一处理标准和审核口径,以保证会计信息的准确和及时。如在取得原始凭证时应审核:票据的合法性、有效性、完整性;在填制原始凭证时应注意:凭证要素是否齐全,手续是否完备,内容是否合理合法;在填制记账凭证时应注意:支出归类口径一致科目相同,摘要录入完整规范,附件张数是否填列正确;在会计签字报销时应注意:部门项目经费余额是否够用,是否需要代扣个人所得税,凭证手续是否欠缺。

三、规范高校会计基础工作的解决措施

1.1报销票据类型差异大目前符合相关法律法规和高校财务报销规定的相关票据种类繁多,差异极大,有餐费发票、住宿费发票、出租车发票、停车票、电话费发票等定额发票。有增值税专用发票、非增值税发票、行政事业性非税收入收据、行政事业性资金往来统一收据、机打发票、手工发票;更有不规整的手写收条等等。这些票据取得方式各异,真假难辨。

2.3账务处理不规范由于高校不同会计人员素质不同,对各项规定的理解不一样,个人观点差异大,再加上高校会计人员缺乏统一的账务处理技巧培训和费用支出归类(科目)详细标准,使得高校会计人员的账务处理相对不规范。具体表现为支出归类科目不统一,凭证摘要填写不规范。如在同一所高校,其发放校外人员的课酬、讲座费、劳务费等,有的入“咨询费”,有入“劳务费”,有入“临时工工资”,有的入“其他工资福利支出—其他”科目进行核算。①会计人员经常在摘要中随意省字、加字,复杂经济业务账务处理省略化,简单经济业务账务处理复杂化等造成经济事项反映不清晰的情况时有出现。如某高校下属的某学院某人报销到北京参加学术会议差旅费3600元,有的摘要为“xxx学院报差旅费”,有的摘要为“报差旅费”,有的摘要为“xxx学院xxx人报差旅费”,而内容完整记录清晰并有利于日后的查阅的摘要应为“xxx学院xxx人报北京参加xx学术会议差旅费”。

3.3.1取得原始凭证时应注意的事项。①票据的合法性。一是发票有“国家(或地方)税务局监制单或财政监制章”和收款单位的“发票(或财务)专用章”两个印章;二是项目填写齐全,内容完整。如客户名称、品名、规格、数量、单价、金额(大、小写必须一致)、收款人、开票人及开票日期等是否填写齐全,内容是否完整。②票据的有效性。检验票据有效性主要看票据上不存在涂改现象,大、小写金额一致,发票时间不长等。③票据清单。若发票上列明具体品名、规格等,可以不附清单;若发票上开具诸如“办公用品、文化用品”等比较笼统的字样,必须附上“购货清单”(应由销货单提供,禁止私自填写)。④固定资产、低值易耗品验收。若购置的物品属于较长时间使用的,应当先到国有资产管理处填写“固定资产验收单”或“低值易耗品验收单”,并经国有资产管理处相关人员签字。

2.4票据流转保管乱在高校财务工作中,我们经常发现各种票据流转杂乱,保管混乱的情况。由于各种报销票据需要经过多个环节和不同人手,且时间长短不一,从而导致有些票据在某个环节被随意乱放或混合,有些票据散落难以归位,有些票据夹在其他票据后面难以查找等情况,再加上经办人、审核会计或稽核会计随时翻阅票据,使得已报销票据流转保管有些混乱,票据损坏较大,甚至有些票据遗失。

在高校日常经费报销时,普遍存在下面情况:

针对当前高校会计基础工作中存在的原始凭证要素残缺不全、粘贴不规范,报销单据填写潦草,手续不齐备,记账凭证摘要不规范,不精细,支出归类不统一等情况,高校应当注重会计基础规范工作,健全规章制度,加强凭证管理,规范账务处理,提升会计人员整体素质等具体工作才能不断完善财务管理,提高资金使用效益。

2.2审核速度差异大由于审核会计本身的会计业务素质、审核经验、审核技巧、审核理解并不完全一致,从而出现会计业务素质高经验丰富的审核会计审核速度快效果好,凭证录入准确及时,而业务素质相对较差并缺乏经验的审核会计速度慢效果差,凭证录入费力耗时。另外,会计审核速度有时也会受到经办人填列的审批单据审签情况及其所附票据的种类、粘贴等复杂情况的影响,有的审批单据填列规范手续齐备票据内容简单粘贴整齐标准,会计审核起来速度就较快;如果有的审批单据填列杂乱潦草且内容复杂,签批手续缺这少那,票据粘贴东倒西歪,会计审核时就得逐一告诉其应当补全的手续并重新帮其整理粘贴,这样审核速度就会很慢。

作者:胡服 单位:云南财经大学财务处

1.2报销票据填写不完整报销票据要素填写不齐全,印章签盖不完整。不管机打票据还是手工票据上,其客户名称绝大多数没有填列,开票人、收款人要么没填,要么就只写一个姓字;其次票据上应有品名、规格、单价、数量也没有反映出来;更有甚者,票据上的摘要都没有填;另外有的票据上缺少开票单位的发票专用章,还有的票据存在金额、摘要涂改现象。

1.5审批单据审签不齐备根据各高校财务报销规定,业务经办人填写要素齐备报销审批单据后,还必须根据各高校经费报销审批权限的规定逐级履行审签手续。但在日常会计审核中我们经常发现报销审批单据上相关领导审批签字并不齐备,经常是到财务部门排长时间队后会计审核时才发现还差某个领导(如分管校领导)或某个部门(如实物发票没有资产处签字盖章,工程竣工付款没有监察审计处签字盖章等)的审批签字,无法报销,只得去找相关领导审批,费时费力。

1.4审批单据填写不规范在审核时我们经常发现经办人用于报销的审批单据填写较不规范。较为严重的就是经办人把各种报销票据混杂在一起,在审批单据“摘要栏”内只填“报销各项费用”或“报账”等字样,审批单据上“附件张数”基本没填,付款方式(现金、转账支票、电汇等)没有标明,经办人签名和金额大小写潦草难辨,报销票据上没有经办人的签字,涉及实物资产(如食品、礼品、办公用品、打印机、计算机设备等)的,也没有验收人或证明人签字。

3.3.2填制原始凭证时应注意的事项。填制各类原始凭证时,应当注意分门别类地进行分行填写,不要将各种内容混杂在一起,如应按补贴、加班费、交通费、餐费、办公用品费、电话费等内容分项进行分类、归集,同时注意报销金额、单据张数及具体列支项目名称或代码。会计审核时应注意部门主要负责人、主管部门审批意见、分管校领导、主管财务校领导或党政联席会的审批意见和相关签字。